Client Onboarding Portal

Cuando empezamos a recibir pedidos de mermeladas, huevos y verduras por WhatsApp, todo funcionaba bien hasta que llegaban los días de mucha cosecha. Los mensajes se mezclaban, las listas de espera se perdían y más de una vez un vecino llegaba a buscar su pedido y todavía no lo habíamos armado. Necesitábamos ordenar la relación con quienes compran sin perder la cercanía que nos caracteriza.

Así nació la idea de un portal de ingreso para clientes: un espacio simple donde cada persona pueda registrarse, ver qué productos tiene disponibles según la estación y consultar el estado de sus pedidos. No buscamos una plataforma compleja ni una app con mil funciones. Queríamos algo que funcionara como la libreta de la granja, pero digital: clara, directa y sin vueltas.

Qué incluye el portal

El portal se pensó junto con los vecinos que ya compraban en la tienda de cercanía. Les preguntamos qué les resultaba más incómodo del sistema actual y qué les gustaría resolver sin tener que llamar por teléfono. Con esas respuestas armamos una lista de funciones prioritarias:

• Registro con datos básicos y preferencia de retiro o entrega a domicilio.
• Calendario de disponibilidad por estación: qué verduras hay esta semana y qué mermeladas se están elaborando.
• Historial de pedidos anteriores para repetir una compra sin volver a cargar todo.
• Aviso automático cuando el pedido está listo para retirar en la granja.

La implementación se hizo en etapas. Primero probamos el registro con un grupo reducido de clientes habituales durante dos semanas. Después sumamos el calendario de disponibilidad y recién al final incorporamos el historial de pedidos. Cada etapa nos permitió ajustar detalles que no habíamos previsto, como la necesidad de separar los pedidos de huevos (que se reservan por docena) de los de verduras (que se arman según el peso).

Cómo se resolvió el día a día

Hoy, cuando alguien entra al portal, ve una pantalla con tres secciones claras: productos de la semana, mis pedidos y datos de contacto. Si hay una mermelada de durazno que se agotó, aparece marcada como "sin stock hasta la próxima elaboración" y el sistema sugiere alternativas de la misma estación. Esto evitó muchas consultas repetidas y nos dejó tiempo para responder consultas que sí necesitan una conversación.

El portal también nos ayudó a ordenar la producción. Al saber con anticipación cuántos pedidos hay para el fin de semana, podemos planificar cuántas docenas de huevos separar y qué cantidad de verduras cosechar el viernes. Antes trabajábamos a ciegas, estimando según lo que había salido la semana anterior. Ahora la información es más precisa y el desperdicio bajó notablemente.